Mít vše hotovo - David Allen

Asi v marci 2017 mi už začala chýbať kniha, ktorú by som si rád prečítal. Za pár minút som si aj našiel na webe čo by som chcel, ale bolo už neskoro večer, piatok, uvedomil som si, že sa k nej najskôr dostanem v sobotu poobede ak ju budú mať na predajni alebo až v pondelok či utorok. To bolo ďaleko, lebo ja  som ju chcel čítať už teraz.

Prešli ďalšie minúty a ja som už mal knihu v elektronickej podobe v počítači. Takto som už čítal knihy, ale je to nepohodlne, pozerať do monitora, ak sú zle naformátované aj to presúvať. Tak som sa začal obzerať po elektronickej čítačke. Tomuto som venoval tak priebežne asi tri týždne až som došiel k jednej, ktorá je super a chcem ju. Avšak jej cena by sa rovnala desiatim knihám. Tak som dostal nápad, že si bude spisovať knihy, ktoré určite prečítam a sa k nim aj dopracujem v elektronickej podobe, pričom ich celková cena sa aspoň vyrovná cene čítačky, tak si ju kúpim a hneď budem mať čo čítať.

Knihy som postupne zberal až do augusta, kedy mam narodeniny.Nemal som ešte aj tak dostatok kníh ale tá fiktivná čiastka, ktorá mi chýbala, som dostal ako darček :) Takže som svoju podminku prehodnoti podľa novej okolnosti, lebo strácam čas a mohol by som už začať čítať. Tak som si objednal PocketBook Touch Lux 3. Odporučam každému, kto zvažuje kúpu čítačky, ale o nej tu písať nebudem.

Tak ako prvé som v novej čítačke začal čítať túto knihu. Okrem obsiahlých poznámok som pritom navrhol celú funkčnosť sekcie PROJEKTY v mojej virtualnej kanceláriií, ktorú som začal programovať v januáry 2017. Prikladám moje poznámky pr čítani knihy

Část 1: Mít vše hotovo
Kapitola 1 Nová praxe pro novou realitu
- Do povinností, které řešíme ze dne na den či z hodiny na hodinu, vstupuje příliš rušivých prvků, což znemožňuje soustředit se na vyšší roviny.
- Vaše schopnost podávat výkon je přímo úměrná vaší schopností odpočívat.
- Všechno, co pokládáte za nedokončené, je třeba zachytit v důvěryhodném systému mimo vaši hlavu, v nějaké sběrné přihrádce, schránce, ke které se budete pravidelně vracet a třídit její obsah.
- přesně ujasnit obsah svého závazku a rozhodnout se, co je třeba udělat (pokud vůbec něco), abyste pokročili k jeho naplnění.
- připomenutí uspořádat do systému, k němuž se pravidelně vracíte.
- přemýšlení nad výstupy je jedním z nejefektivnějších prostředků, jak proměnit přání v realitu.
- Dokud si neujasníte své představy, dokud nerozhodnete o konkrétních krocích a dokud výsledná data neuložíte do systému, o kterém s jistotou víte, že si na něj vzpomenete tak často, jak je třeba, váš mozek nemůže přestat pracovat.
- kdyby byl problém už zformulovaný a jasný, nečekal by se od nás nejspíš jiný vklad než „fyzická“ práce.
- budete si muset zvyknout, že v hlavě nesmíte držet nic.
- Klíčem ke zvládání vašich „záležitostí“ je uspořádání konkrétních činností.
- Skutečná potíž je v tom, že lidé nemají ujasněnou definici projektu a
- zaznamenám a následně uspořádám 100% svých „záležitostí k vyřízení“ pomocí nezávislých nástrojů, ne ve své hlavě.
- jakmile si řeknete, že musíte něco udělat, a uložíte to do své paměti RAM, určitá část vaší mysli se bude domnívat, že byste se tomu měli věnovat neustále.
Kapitola 2: Jak mít život pod kontrolou: Pět kroků k dokonalému ovládnutí práce
- jedním z hlavních důvodů, proč spousta lidí nezaznamenala v úsilí „zorganizovat si život“ valný úspěch, je, že se jednoduše snažili zvládnout všech pět kroků najednou.
- Ke sbírání nehotových záležitostí můžete využít několika typů nástrojů, od úplně jednoduchých až po ty z kategorie hi
- Využívání standardních nástrojů pro zachycování nápadů a vstupních dat je o to zásadnější, čím je váš život a práce složitější.
- vše ze sběrné zóny vyndat, rozhodnout se, co to pro vás znamená a co je třeba s tím udělat, a nehotové položky uspořádat do vlastního systému.
- Nevyžaduje žádný další krok.
- máte tři možnosti: 1. Je to na vyhození, nebude to už třeba. 2. Nyní není nutná žádná akce, ale možná se to bude moci zrealizovat v budoucnu (nechat uzrát, odložit). 3. Položka obsahuje potenciálně užitečnou informaci, která může být
- Delete u věcí na vyhození, termínový pořadač nebo diář pro materiály, které odkládáte na později, a dobrý kartotéční systém pro informace k archivaci.
- odpověděli ANO, věci, s nimiž se musí něco podniknout. Mezi typické příklady patří e-mail, který vás žádá o účast na projektu tehdy a tehdy,
- určit dvě věci: 1. K jakému „projektu“ jste se zavázali? 2. Jaký je další nutný krok?
- Další krok“ je příští fyzická, viditelná činnost, které je třeba se zhostit, aby se stávající stav věcí posunul blíž dokončení.
- Udělejte to, delegujte to, nebo to odložte Poté, co jste rozhodli o příštím kroku,
- Diář jev mém pojetí posvátné území. Pokud tam něco zapíšete, musí se to udělat buď v daný den, nebo vůbec.
- Položky bez akce spadají do tří kategorií: k zahození, k dozrání a k archivaci.
- dva druhy „inkubačních“ systémů: seznamy „Někdy/Možná“ a termínový pořadač.
- Pokud nejde věci archivovat snadno a rychle (nebo dokonce i zábavně!), spíše je necháte místo zařazení někde ležet na hromádkách.
- Procházejte své seznamy tak často, jak jen potřebujete, abyste je dostali z hlavy.
- Po kontrole diáře se nejčastěji přesunete k seznamu dalších kroků.
- Seznam projektů“, seznam „Čekám na“ a inspirační seznamy „Někdy/Možná“ stačí revidovat jen tak často, jak potřebujete k tomu, aby vás podvědomě nezatěžovaly.
- třem typům aktivit: • Děláte předem určenou práci • Děláte práci, která se objevila • Definujete svou práci
- Určení priorit“ v tradičním pojetí, které klade důraz na dlouhodobé cíle a hodnoty, je nepochybně důležité pro základní orientaci. Nedá vám ale praktický rámec pro valnou většinu rozhodnutí a úloh, které musíte den co den vyřešit. Zvládnete-li tok svých úkolů na všech těchto úrovních, zjistíte, že práce představuje mnohem ucelenější cestu, jak vše zvládat a mít přitom dobrý pocit.
Kapitola 3: Tvůrčí řešení projektu: Pět fází projektového plánování
- Když děláte drobné věci, je třeba přemýšlet o těch velkých, aby ty malé mířily správným směrem.“ Alvin Toffler
- jsou (1) jasně definované výstupy (projekty) a jednotlivé kroky nutné k tomu, aby se postupně uzavřely, a (2) nastavená připomenutí v důvěryhodném systému, který pravidelně kontrolujete.
- když lidé více plánují, a to neformálně a přirozeně, do značné míry si uleví od stresu a zároveň dosáhnou lepších výsledků.
- Nemáte-li naprosto jasno, jaký je cíl vašeho konání, nemáte šanci vyhrát.
- Jsou investice nutné s ohledem na to, čeho se snažíte dosáhnout? Pokud ano, jaké? Není způsob, jak to zjistit, dokud nemáte jasný cíl.
- jednoduchá otázka jako „Proč tohle děláte?“ dokáže vrátit do hry.
- Pokud cítíte přínosy soustředění se na cíl – motivaci, ujasnění, kritéria pro rozhodování, uspořádání a tvořivost – máte nejspíš dostatečně přesný cíl.
- předejít zbytečným konfliktům a rozumně využít energii, když si své zásady ujasníte a srozumitelně je představíte ostatním.
- soustředěnost naší mysli ovlivňuje naše vnímání i výkon.
- Často musíte něco vytvořit v mysli, než to vytvoříte v životě.
- Jedna z nejsilnějších schopností ve světě znalostní práce, kterou je třeba si hýčkat a rozvíjet, je vytváření jasných výsledků.
- důsledně přesouvat zdroje tak, abychom své úkoly splnili co nejefektivněji.
- Jakmile víte, čeho a proč chcete dosáhnout, přichází do hry mechanismus „jak
- Musíte-li na projekt neustále myslet, vyžaduje ještě nějaké plánování.
Část 2: Produktivita bez stresu v praxi
Kapitola 4: Začínáme: Příprava času, prostoru a pomůcek
- Svou produktivitu i tvořivost exponenciálně zvýšíte, když budete myslet na správné věci ve správný čas a budete mít po ruce pomůcky, s nimiž si zaznamenáte přínosné nápady.
- Kam jste tu složku večer dali? Na poličku u dveří nebo pod klíče, abyste ji jistě vzali s sebou?
- zvládání úkolů z velké části spočívá v tom, že strategicky umístíte pomůcky a nacvičíte si potřebné tahy tak, aby žádoucí myšlení probíhalo takřka automaticky a vy jste se mohli snáze věnovat samotné práci.
- Je zásadní, abyste měli vlastní pracovní místo. Potřebujete své systémy používat, ne o nich přemýšlet.
- Když váš archivační systém nebude rychlý, funkční a také zábavný, budete mít k celému procesu odpor.
Kapitola 5: Sbírání: Shromáždění vašich „záležitostí“
- Zpracování je dokončeno v okamžiku, kdy zřetelně vidíte hranice toho, co je a není hotovo.
Kapitola 6: Zpracování: Jak vyprázdnit schránku
- Když dokončíte zpracování vstupní přihrádky, budete mít: 1. vyhozeno vše, co nepotřebujete; 2. dokončeny všechny další kroky, které zaberou méně než dvě minuty; 3. předáno dál vše, co lze delegovat; 4. ve svém organizačním systému uspořádány připomínky akcí, které budou trvat déle než dvě minuty; 5. určeny veškeré větší závazky (projekty), kterými se nyní zabýváte.
- několik základních pravidel: • Zpracovávejte položky odshora. • Zpracovávejte vždy jen jednu položku. • Nic nevracejte do vstupní přihrádky. NEJPRVE TO, CO JE NAHOŘE Zpracovat neznamená „hloubat
- rozhodnout se, co věc znamená a jaký krok je nutný, a podle toho ji vyřídit
- Žádnému rozhodnutí se nevyhýbejte déle než minutu nebo dvě.
- Je pravděpodobné, že část položek ve vaší vstupní přihrádce nebude vyžadovat žádnou akci. Do této kategorie spadají tři typy věcí: • K zahození • K dozrání • K archivaci
- pokud nedokážete věc zařadit do systému okamžitě, nejspíš ji nezařadíte nikdy.
- Jakmile rozhodnete, jak má vypadat další krok, máte tři možnosti. • Udělejte to (pokud akce zabere méně než dvě minuty). • Delegujte to (jestliže nejste nejvhodnější osobou, která by měla úkol provést). • Odložte to do svého organizačního systému jako něco, na čem budete pracovat později.
- Jestliže lze další krok zvládnout do dvou minut, proveďte ho okamžitě, jakmile položku vezmete do rukou.
- sledovat akci jako delegovanou položku nebo položku v seznamu „Čekám na
- přilepte lístečky s popisem dalšího kroku a přidejte je ke zpracovaným papírům na hromádku „Odložené
Kapitola 7: Organizace: Nastavení vhodných schránek
- sedm základních typů věci, které potřebujete z hlediska organizace sledovat a řídit: • Seznam projektů • Podklady k projektům • Kroky a informace v diáři • Seznamy „Dalších kroků“ • Seznam „Čekám na“ • Archivní materiály • Seznam „Někdy/Možná
- Máte-li projekt, na kterém nějakou dobu nebudete nic dělat, musí přijít do seznamu „Někdy/Možná
- Jednotlivé kategorie je třeba mít vizuálně, fyzicky i psychologicky odděleny.
- Doporučuji vést si samostatné složky nebo seznamy pro šéfa, společníky, asistentku, partnera a děti. Stejný typ seznamu byste si měli vést i pro svého právníka, finančního poradce, účetního nebo počítačového konzultanta
- oddělené fyzické přihrádce označené „Číst/zhodnotit
- musíte vědět, kde máte uloženy všechny realizovatelné položky, o jaké položky se jedná a že mohou počkat. A zajistit to vám musí trvat pár vteřin, ne celé dny.
- složka označená „PROJEKTY“, kde budete mít uložen jeden seznam nebo samostatné listy pro každý projekt.
- Účelem seznamu projektů není zaznamenávat plány a detaily samotných projektů ani byste jej neměli organizovat podle jejich priority, velikosti či naléhavosti – je to jen úplný přehled všech vašich otevřených problémů.
- Úplný a aktuální seznam projektuje hlavní provozní nástroj, se kterým přestanete objímat jednotlivé stromy a ovládnete celý les.
- je vhodné seznam projektů rozdělit do dílčích kategorií.
- seznamy rozčlení na osobní a pracovní projekty.
- Nerealizovatelné položky se dělí do dvou velkých kategorií: (1) materiály k archivaci a (2) připomenutí záležitostí, u kterých teď není nutná žádná aktivita, ale mohou ji vyžadovat v budoucnu.
Kapitola 8: Hodnocení: Jak udržet systém funkční
- váš systém nesmí zůstat statický. Má-li podporovat odpovídající rozhodování o konkrétních činnostech, je třeba jej udržovat stále aktuální.
- Hodnocení obvykle zabere pár vteřin denně, kontrolujete-li ve správný čas správné věci.
- moje seznamy jsou svým způsobem má kancelář.
- Naučíte se říkat Ne – rychleji a na víc věcí – abyste mohli fungovat v klidu.
- hodnocení obnáší vše, co potřebujete k tomu, abyste si znovu vyprázdnili hlavu.
- pět fází řízení pracovního procesu – sbírání, zpracování, zorganizování a zhodnocení všech nevyřešených závazků
- váš pracovní rytmus víceméně odpovídá tradičnímu schématu pondělí-pátek, doporučuji vyhradit si na hodnocení dvě hodiny v časném pátečním odpoledni.
- Je skvělé, když si doslova i přeneseně uklidíte stůl a do víkendu budete moci vstoupit připravení na osvěžení a odpočinek, bez starostí v hlavě.
- Nejlepší nápady nikdy nedostanete v době, kdy jste v práci.
- Myšlení je samou podstatou byznysu i života a zároveň tím nejtěžším úkolem v nich. Budovatelé impérií tráví hodinu za hodinou duševní prací… zatímco se ostatní baví. Pokud se vědomě nesnažíte usilovně samostatně přemýšlet… vzdáváte se lenosti a ztrácíte nad svým životem kontrolu.“ David Kekich
- Svůj život a práci musíte hodnotit z odpovídajících perspektiv a v odpovídajících intervalech, s přijetím odpovídajících rozhodnutí tak, abyste měli skutečně „uklizeno
Kapitola 9: Co dělat: Jak se nejlépe rozhodovat o tom, co dělat
- Jednou z nejúčinnějších cest k dobití energie je uzavřít pár svých nevyřešených úkolů.
- jaké úkoly máte dělat – je třeba je mít promyšlené předem. Když je promyšlené máte, můžete fungovat mnohem plynuleji
- Šest úrovní práce, které jsme popsali v kapitole 2. si můžeme přiblížit pomocí letové výšky: • Nad 50 000 stop: Život • 40 000 stop: Vize na 3-5 let • 30 000 stop: Cíle na příští rok až dva • 20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti • 10 000 stop: Aktuální projekty • Vzletová dráha: Aktuální kroky
- Jestliže struktura vaší práce neodpovídá tomu, kam se chcete dostat za rok, měli byste přehodnotit rámec svého zaměření a zodpovědnosti, abyste ke svému cíli dospěli co nejefektivněji.
- Jestliže si chcete produktivně uspořádat život, mohli byste s vyjasňováním celkem rozumně začít odshora. Určit si, proč jste na světě. Rozhodnout se, jaký život, typ práce a životní styl nejlépe naplní váš smysl existence. Jaká práce a jaké osobní vztahy tento směr nejlépe podpoří? Které klíčové věci musíte udělat právě teď a které konkrétní kroky, do nichž se můžete co nejdříve dát, vám k tomu dopomohou?
- kolik jsem se teď skutečně přiblížil k cíli, k němuž jsem se rozhodl vydat?
Kapitola 10: Jak získat kontrolu nad projekty
- Ať už se nápady k projektu vynoří kdekoli a kdykoli, vždycky se hodí mít při ruce něco, kam si je ihned zaznamenáte. Jakmile je máte podchycené, je dobré mít k nim přístup kdykoli a odkudkoli.
- děti,doporučuji pořídit jim tabuli do pokoje (přál bych si vyrůstat v prostředí, které by mě povzbuzovalo k nápadům
- Vyčistěte si pracovní stůl, vytvořte vhodné prostředí a věnujte se tvořivému přemýšlení o projektu. Získáte tak náskok před většinou ostatních.
Část 3: Síla klíčových principu při sbírání informací
Kapitola 11: Síla návyků
- Jestliže budete sbírat záležitosti co nejpečlivěji a do co nejmenších podrobností a zvyknete-li si zaznamenávat všechny nové věci, které se objeví, budete silní a produktivní.
Kapitola 12: Síla rozhodování o dalších krocích
- Formulovat, jak vypadá provedení úkolu na té nejzákladnější úrovni, a uložit si jeho připomenutí na místo, které spolehlivě zkontrolujeme, jsou základní klíče ke zlepšení produktivity.
- Vymazáním negativních obrazů si vždycky zvýšíte energii.
- Nejčastější stížnost se týkala práce na poslední chvíli, jež neustále vzniká vinou vedoucích týmů, kteří nedokážou včas přijmout odpovídající rozhodnutí.
- Jste kapitánem své lodi. Čím více budete jednat z této perspektivy, tím lépe se vám bude dařit.
Kapitola 13: Síla soustředění na výsledek
- zavedení metody GTD nejčastěji přitahuje lidi, kteří už se vydali na cestu rozvoje vlastních dovedností, a tak jako tak nepředpokládají, že by za rok dělali totéž, co dnes.
Závěr
- Ti, kdo začnou tyto metody uplatňovat v životě, vesměs zjistí, že přinášejí více, než je patrné na první pohled.
- osvojit některé návyky, které se vám možná ještě nevžily: dostat všechno z hlavy; rozhodovat se o nutných krocích a očekávaných výsledcích hned, jakmile se problém objeví na vašem radaru; a pravidelně kontrolovat a aktualizovat úplný seznam otevřených úkolů, které v práci i v životě řešíte.
- Uspořádejte si fyzické pomů
- Vyhraďte si čas, kdy si zavedete systém v kanceláři,
- Podělte se o přínosy, které z této knihy získáte, s někým dal
- Buďte v kontaktu s lidmi, kteří o těchto návycích a zásadách uvažují a píší.

 

Pozorný čitateľ si určite všimol, že poznámky su v češtine, to som už využil označenie textu priamo pri čítani knihy a potom som si naprogramoval extrahovanie mojích poznámok von z čítačky. Ďalšia super vec, o ktorej som ani netušil, že čo mi čítačka uľahčí :)

 

Návrh sekcie PROJEKTY

Bude pozostávať z 9 častí:

1. Vstupy
   • neprečítané e-maily z igor@tpsoft.org
   • všetky e-maily z inbox@tpsoft.org
   • synchronizovaný priečinok v/z osobného počítača (potrebné vytvoriť Windows Aplikáciu)
   • foto z mobilu (potrebné vytvoriť Android Aplikáciu)
2. Zoznam projektov
   • vymenované projekty
   • presun hore/dole podľa priorít
   • prekniknutie pri každom projekte do Služby a Schránky
3. Materiály
   • správca súborov s možnosťou nahratia nových súborov
   • na začiatok skopírovať z osobného počítača D:\Dokumenty\Projekty
4. Archív
   • akékoľvek súbory bez zaradenia k projektu
   • fulltextové vyhľadávanie
   • skopírovať tu návody z Napateka
5. Diár
   • kalendár s možnosťou pridať udalosť
   • udalosti na deň alebo čas
   • notifikácie SMS + e-mail
   • opakované notifikácie (narodeniny)
   • nastavenie predbežného pripomenutia
6. Ďalšie kroky
   • malé lístočky naviazané na projekt
   • zobrazenie z každého projektu po jeden
   • po kliknutí na lístok sa zobrazia všetky lístočky daného projektu
7. Čakám na
   • podobné správanie ako lístočky
   • jeden lístok na jedno čakanie
   • možnosť napárovať na projekt, ale nemá to byť nutná podmienka
8. Niekedy = Nápady
   • spisovanie nápadov
   • na začiatok skopírovať nápady z Napateka
9. Výkaz prác
   • rýchle pridanie ku každému projektu
   • väzba na vyúčtovanie
   • napojenie z WinLogger (ešte nepublikované aplikácia)

 

Spôsob práce podľa knihy

Pre lepšie pochopenie som to čo opisoval v knihe zakreslil ako diagram aktivít

Moje hodnotenie

Opäť skvelá a veľmi konkrétna kniha, ako spravovať svoj čas, svoje projekty. Žiadne omáčky, ale presné postupy. Oproti knihe som si svoj návrh trochu upravil, vzhľadom na svoj obor, preto v inom odvetví si to môže každý prispôsobiť čo nepotrebuje, alebo naopak si niečo pridá. Základ je ale spoločný a diagram to pekne vystihuje. Čiže je jasné, že táto kniha je určená ľudom, ktorý majú svoj biznis.